Imprimer : oui, mais d’abord en PDF !

Que ce soit pour l’envoyer, pour l’archiver, ou tout simplement pour le lire ou le relire en dehors de tout écran, on est souvent amené à imprimer tout ou partie d'un document.

On peut bien entendu imprimer directement sur papier à l’aide d'une imprimante...

Mais on peut aussi « pré-imprimer en PDF », ce qui revient en fait à constituer un fichier informatique, de format standard, représentant exactement l’image à produire sur papier : cette image peut alors être consultée à l’écran, être envoyée par messagerie, être archivée, et même évidemment... être imprimée sur papier !

Les avantages...

Avantages pour l’impression :

• Qualité et économie :
  • on peut aisément contrôler à l’écran la réussite de la mise en page, éventuellement corriger celle-ci et relancer l’impression (toujours en PDF), avant d’imprimer réellement sur papier le résultat souhaité ;
  • le fichier étant conservé, on peut bien entendu différer l’impression réelle jusqu’au moment où l’on en a effectivement besoin (ce qui peut éviter la mise à la corbeille de versions intermédiaires de documents rapidement devenues inutiles).

Avantages pour le rangement et l’archivage :

• Économie et efficacité :
  • le stockage d’un fichier PDF (dans un répertoire de disque, de CD, de clef USB, ...) occupe en final beaucoup moins de place que son équivalent sur feuilles de papier.

Avantages pour l’envoi à quelqu’un :

• Rapidité :
  • envoyé par messagerie (en pièce jointe), le fichier PDF parvient quasiment immédiatement à son destinataire, qui peut consulter de suite le document ainsi reçu, voire l'imprimer s'il le souhaite ; si nécessaire, un envoi « papier » peut suivre.
• Facilité :
  • contrairement à un fichier éditable (fichiers « .doc », « .rtf », « .xls », etc), un fichier PDF ne nécessite aucun logiciel ou paramétrage particulier sur le PC du destinataire : le lecteur de PDF, devenu un standard, est présent quasiment sur tous les ordinateurs.
• Intégrité :
  • contrairement à un fichier éditable (i.e. modifiable à l’aide d’un logiciel), un fichier PDF ne peut pas être directement modifié dans son contenu : il peut donc être consulté sans aucun risque de modification par inadvertance et, pour envisager le pire, sa falsification est loin d’être chose aisée !

Avantages pour la consultation (sur ordinateur) :

• Efficacité :
  • si le document contient des liens hypertextes, ceux-ci sont visibles en PDF et peuvent être activés en cours de consultation ;
  • on peut effectuer des recherches par mots-clefs à l’intérieur du document.

Techniquement :

Un éditeur (par exemple Microsoft Word ou Microsoft Excel) permet de voir et modifier les documents éditables.

• Pour l’impression directe (flèche rouge) :
  • dans un éditeur, lors de la demande d’impression, on choisit une imprimante connectée (en fait le pilote logiciel de celle-ci).
• Pour l’impression via PDF (flèches bleues) :
  • dans un éditeur, lors de la demande d'impression, on choisit la pseudo-imprimante PDF qui a été installée, puis on localise et on nomme le fichier PDF qui va être créé ;
  • le lecteur PDF (en général Acrobat Reader) permet de consulter l’image du document ;
  • ce même lecteur PDF permet, quand on en a réellement besoin, d’imprimer le document sur papier, en demandant une impression et en choisissant cette fois l’imprimante connectée (en fait le pilote logiciel de celle-ci).

Concrètement :

Pour vous procurer un générateur de PDF, vous pouvez :

• télécharger doPDF , qui est un générateur de PDF simple et gratuit ;
• vous informer sur différents produits existants, en consultant pas exemple :
  • un comparatif de SVM (datant de mai 2007)
  • une page détaillée du site arobase.org
• envisager l’acquisition du produit Acrobat directement chez ADOBE (référence en matière de PDF)

Pour finir :

Avez-vous remarqué que le sigle inverse de PDF n'est autre que « FDP », c'est à dire celui de « Feuille De Papier » ?

 

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